Hinweis: Bei der Anlage eines neuen Kontakts wird die rechte Seite des Fensters durch eine Kollisions- und Dublettenprüfung ersetzt. Sie sehen dort, ob bereits ein identischer Kontakt besteht, entweder in im Kontaktstamm des aktuellen Anwalts oder wahlweise im Kontaktstamm aller Anwälte. Nach dem Speichern wird diese Ansicht ausgeblendet.
Phonetische Kollisionsprüfung: Die Kollisionsprüfung ist phonetisch, d.h. es werden auch ähnlich klingende Namen gefunden. Legen Sie bspw. einen Kontakt mit dem Namen "Mayer" an, dann werden Ihnen alle Kontakte mit den Namen "Mayer", "Maier", "Mayr", "Mair", "Meier", "Meyer" angezeigt. Die Prüfung wird gestartet, wenn Sie einen Namen angeben und das Feld verlassen (indem Sie bspw. mit der Tabulator-Taste in das nächste Feld Straße springen).
Wenn Sie einen der möglichen kollidierenden Kontakte auswählen, werden Ihnen außerdem die Aktenbeteiligungen und die bestehenden Beziehungen zu anderen Kontakten angezeigt.
Die angezeigten Reiter können Sie in Abhängigkeit der Kontaktart festlegen, wechseln Sie dazu in die Konfiguration - allgemeine Einstellungen (Reiter Kontakte - Unterreiter Kontaktart).
Hinweis zur Kontaktart: Die Kontaktart dient in erster Linie der Einteilung der erfassten Kontakte in der
erscheinen. Erfassen Sie zum Beispiel einen neuen Kontakt und weisen diesem die Kontaktart Mandant zu, dann kann dieser Kontakt in der Akte von anderen Mandanten trotzdem die Rolle eines Zeugen oder Gläubigers einnehmen. Ein Kontakt kann außerdem in anderen Rollen in Beziehung zu anderen Kontakten gesetzt werden. Den Kontakt aus dem Beispiel mit Kontaktart Mandant können Sie also bspw. in der Rolle des Arbeitgebers mit einem oder mehreren anderen Kontakten in Beziehung setzen.
Stammdaten des Kontakts
Während Sie eine PLZ eingeben, wird der richtige Ort vorgeschlagen. Geben Sie bspw. 3 Zeichen an und diese 3 Ziffern reichen aus, um den richtigen Ort zu finden, dann können Sie das Feld der PLZ verlassen und die PLZ wird automatisch vervollständigt. Die zugrunde liegenden Werte finden Sie in den allgemeinen Einstellungen.
Mit dem Button rechts neben der Email-Adresse können Sie eine Email schreiben, wenn die notwendigen Angaben in Ihrem Benutzer gemacht wurden.
Mit dem Button rechts neben der Website können Sie diese in Ihrem Internet-Browser öffnen.
Ein bestehender Kontakt wird standardmäßig nicht im Bearbeitungsmodus angezeigt. Um den Kontakt zu bearbeiten, drücken Sie diesen Button. Die Eingabefelder werden dann aktiv.
Falls ein anderer Benutzer den Kontakt bearbeitet, können Sie nicht in den Bearbeitungsmodus wechseln und werden darauf hingewiesen. Ein Kontakt kann immer nur von einem Benutzer zur gleichen Zeit bearbeitet werden.
Löscht den Kontakt nach einer Sicherheitsabfrage. Nur möglich, wenn keine Rechnungen zu diesem Kontakt angelegt wurden und wenn kein anderer Benutzer den Kontakt bearbeitet.
Sie sehen hier (oder besser würden sehen) die zuletzt vergebene Kontaktnummer. Bevor Sie dem Kontakt eine Kontaktnummer manuell zuweisen und speichern, sollten Sie den Aktualisieren-Button drücken, um zu prüfen, ob die angezeigte Nummer immer noch die zuletzt vergebene Nummer ist. Wenn ein anderer Benutzer in der Zwischenzeit auch einen Kontakt angelegt hat, stimmt diese Nummer möglicherweise nicht mehr.
Im ersten Reiter können Sie Briefanrede und den Namen des Ansprechpartners angeben, diese Daten werden in eine anzulegende Akte übernommen.
Die verfügbaren Daten (aktivierte Datenfelder) im zweiten Reiter hängen davon ab, ob es sich um eine Person oder ein Firma handelt.
Im dritten Reiter können Bankdaten und Steuernummern hinterlegt werden. Mit der Lupe neben dem Banknamen öffnet sich das Bankenverzeichnis.
Im vierten Reiter werden Informationen zur Versicherung erfasst.
Im fünften Reiter sehen Sie weitere Daten wie Kontaktherkunft, den Speicherpfad und wer den Datensatz angelegt bzw. zuletzt geändert hat.
Im sechsten Reiter können Sie beliebig viele Zusatzadressen zu einem Kontakt hinzufügen. Die zur Verfügung stehenden Arten (z.B. Rechnungsanschrift, JVA etc.) der Zusatzadressen können Sie in den allgemeinen Einstellungen bearbeiten.
Neue Zusatzadressen können Sie direkt in die Tabelle eintragen bzw. Sie können bestehende Einträge direkt in der Tabelle bearbeiten. Dazu müssen Sie sich im Bearbeitungsmodus des Kontakts befinden.
Sie können entweder einen beliebigen Text in Spalte Wert eingeben oder den kleinen blauen Button verwenden, um eine Auswahl möglicher Werte zu öffnen (dazu müssen natürlich auch mehrere Werte in der Einrichtung des Feldes angegeben worden sein).
Die Felder, die Sie bei der Einrichtung mit dem Häkchen in Spalte "aL" (für automatisches Laden) versehen haben, werden bei neuen Kontakten automatisch eingetragen. Zusätzliche Felder können Sie mit den Schaltflächen ganz unten hinzufügen bzw. löschen.
Wenn Sie Ihren eigenen Feldern Textvariablen zugewiesen haben, können Sie diese in Dokumenten verwenden. Die hier angegebenen Werte werden dann diese Textvariablen ersetzen.
Die zur Verfügung stehenden Kontaktarten können in den allg. Einstellungen verwaltet werden. Die Kontaktart dient der Unterteilung der Kontakte in der Übersicht, sie kann jederzeit gewechselt werden (bspw. wenn ein ehemaliger Gegner wird zum Mandanten wird).
In Abhängigkeit von der Kontaktart können Sie die Reiterkarten des Kontakts ein- bzw. ausblenden, dieses Verhalten können Sie ebenfalls in der allg. Konfiguration vornehmen.
