Mit der Textbearbeitung steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, um innerhalb der Kanzleiverwaltung oder außerhalb in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word oder Writer Texte zu erstellen, die mit Textvariablen, Auswahl-Texten, Oder-Texten und manuell erforderlichen Angaben versehen werden können.
Textvariablen dienen der Ausgabe von Daten der gespeicherten Datensätze, zum Beispiel des Namens eines Kontakts oder des Aktenzeichens einer Akte.
Auswahl-Texte erlauben die Auswahl von mehreren Texten, die in einem Dokument erscheinen sollen oder nicht erscheinen sollen.
Oder-Texte erlauben die Entscheidung zwischen zwei Werten, zum Beispiel ob in einem Dokument "mein Mandant" oder "meine Mandantin" verwendet werden soll.
Eine manuell erforderliche Angabe fragt vor Erstellung eines Dokuments beliebige Werte ab, die dann im Dokument erscheinen sollen, zum Beispiel die Höhe einer Vertragsstrafe.
Diese Texte können entweder eigenständig sein oder in Vorlagen (z.B. Briefkopf) eingefügt werden.
Die Textbearbeitung arbeitet direkt mit Dateien im Format .docx, das bedeutet, dass Sie jedes beliebige Textverarbeitungsprogramm zur Weiterverarbeitung der automatisch erstellten Dokumente verwenden können, solange das entsprechende Programm in der Lage ist, mit Dokumenten im Format .docx umzugehen. Das sollte aber bei jedem halbwegs aktuellen Programm der Fall sein.
Verwenden Sie die interne Textbearbeitung, wenn Sie einfache Texte erstellen wollen, die Funktionen sollten für die meisten Fälle ausreichen. Erstellen Sie Texte in einem externen Programm, wenn Sie Tabellen, Bilder oder Textfelder benötigen, importieren Sie die entsprechenden Dokumente und lassen Sie diese analysieren, wenn spezielle Variablen vorhanden sind.
Es wird zwischen Texten und Vorlagen unterschieden:
Eine Vorlage ist bspw. ein Briefkopf, der allgemein gültige Angaben wie Ihren Namen und Ihre Anschrift enthält. Der Text dagegen dient einem bestimmten Zweck, zum Beispiel Text für eine Rechnung oder eine Vertretungsanzeige. Bei Erstellung eines konkreten Dokuments für bspw. eine Akte wählen Sie den Text und die zu verwendende Vorlage. Zusammen ergeben diese dann das Dokument, das Sie dem Empfänger schicken.
Im Installationsverzeichnis der Kanzleiverwaltung finden Sie einige Vorlagen (im gleichnamigen Verzeichnis). Kopieren Sie diese Vorlagen in ein anderes Verzeichnis und passen Sie diese dort an (natürlich können Sie auch eigene Vorlagen erstellen). Verwenden Sie einen Speicherort, der von allen Benutzern erreicht werden kann.
Im Installationsverzeichnis finden Sie außerdem einen Ordner "Texte". Die enthaltenen Dokumente werden beim ersten Aufruf als Beispiele automatisch in den angegeben Ordner kopiert:
Bei der ersten Verwendung der Textbearbeitung müssen Sie einen Speicherort für die Texte bzw. die automatisch erstellten Dokument angeben. Die Kanzleiverwaltung erstellt anschließend automatisch einige Beispieleinträge, unter anderem eine Anleitung. Diese Anleitung enthält spezielle Variablen (Auswahl-Texte, Oder-Texte, manuell zu machende Angaben und die Variable für die Rechnungspositionen). Sie können für diese Anleitung ein Dokument erstellen, um das Verhalten der speziellen Variablen direkt zu sehen. Wählen Sie dazu über die Schaltfläche "Suche Datensatz" eine Rechnung aus und drücken Sie anschließend die Schaltfläche "Erstelle Dokument" (alternativ können Sie auch einen Kontakt auswählen, dann wird die Rechnungstabelle nicht erstellt).
Sie können die Textbearbeitung im Hauptmenü -> Reiter Tools mit der Schaltfläche "Texte" aufrufen:
