Im folgenden Text wird erklärt, wie Sie die Variablen innerhalb der Textbearbeitung verwenden. Wie Sie Variablen in ein extern zu erstellendes Dokument einfügen können, können Sie
hier nachlesen. Die Ausführungen gelten aber gleichermaßen.
Grundsätzlich wird zwischen Textvariablen und speziellen Variablen unterschieden:
1. Mit Textvariablen können Sie den Wert eines Feldes eines bestimmten Datensatz in einem Dokument ausgeben. Fügen Sie beispielsweise die Textvariable ##Aktenzeichen## in einen Text ein, dann wird bei der Erstellung des Dokuments für eine Akte an der Position der Variablen das Aktenzeichen der aktuell gewählten Akte eingefügt.
Die zur Verfügung stehenden Variablen sehen Sie, wenn Sie eine Variablenkategorie auswählen (Tabelle unten links im Fenster der Textbearbeitung).
Eine Besonderheit gibt es für die Textvariablen für Aktenbeteiligte: Wenn Sie Textvariablen verwenden, die sich auf einen anderen Aktenbeteiligten beziehen, werden Sie vor Erstellung des Dokuments aufgefordert, einen weiteren Aktenbeteiligten auszuwählen. Die Textvariablen, die sich auf einen anderen Beteiligten beziehen, enthalten die Ziffer 2 in der Variable.
Verwenden Sie in einem Text an einer Stelle bspw. @@BP_Anrede@@ @@BP_Name@@ und an einer anderen Stelle @@BP2_Anrede@@ @@BP2_Name@@, dann werden die ersten beiden Variablen mit den Daten desjenigen Aktenbeteiligten ausgefüllt, den Sie zuerst gewählt haben. Die beiden anderen Variablen werden mit den Daten des anschließend gewählten Beteiligten gefüllt.
2. Spezielle Variablen steuern das Verhalten eines Textes
Sie finden diese Variablen oberhalb des Bearbeitungsbereiches:
a) Variable für Auswahl-Text: Ein Auswahltext besteht aus mehreren Texten, die durch eine Variable voneinander getrennt werden. Vor der Erstellung des Dokuments werden Sie aufgefordert die Texte auszuwählen, die im Dokument erscheinen sollen. Sie können dabei einen oder mehrere Texte auswählen.
Beispiel:
Dieser Text stellt den 1. optionalen Text dar. **OPT1** Dieser Text stellt den 2. optionalen Text dar. **OPT1** Dieser Text stellt den 3. optionalen Text dar. **OPT1** Und der 4. optionale Text.
Das ist ein optionaler Text in einem separaten Block. **OPT2** Das ist ein weiterer optionaler Text. **OPT2** Und noch ein Text.
Und noch ein optionaler Text in einem 3. Block. **OPT3** Das soll genügen.
Die entsprechende Auswahl vor Erstellung des Dokuments:
Achten Sie darauf, dass die einzelnen, zusammengehörenden Texte innerhalb eines gemeinsamen Textabschnitts stehen müssen. Das Folgende funktioniert nicht (letzte Variable):
Dieser Text stellt den 1. optionalen Text dar. **OPT1** Dieser Text stellt den 2. optionalen Text dar. **OPT1** Dieser Text stellt den 3. optionalen Text dar. **OPT2** Und der 4. optionale Text.
Ebenfalls nicht möglich ist:
Text in Abschnitt 1. **OPT1** Text 2 in Abschnitt 1.
**OPT1** Text 3 in Abschnitt 2.
Wichtig: Um die Unterteilung der einzelnen Textabschnitte korrekt erkennen zu können, müssen Sie eine Leerzeile explizit einfügen. Das folgende Bild stammt aus dem mitgelieferten Anleitungstext. Beachten Sie die Leerzeilen zwischen den einzelnen Blöcken:
Im fertigen Dokument sind diese Leerzeilen nicht mehr enthalten:
Sie können innerhalb eines Textabschnitts beliebig viele Texte mit der gleichen Variable trennen. Insgesamt sind 15 dieser Blöcke möglich.
b) Variable für Oder-Texte: Oder-Texte erlauben die Auswahl zwischen zwei Werten.
Beispiel:
Unser Mandant**ODER1**Unsere Mandantin wird von uns vertreten, da er**ODER2**sie uns beauftragt hat.
Die entsprechende Auswahl vor Erstellung des Dokuments:
Wählen Sie jeweils den passenden Wert aus. Um alle Werte in Spalte "Wert 1" oder "Wert 2" auszuwählen, können Sie das Häkchen oben links bei "Auswahl Werte 1" bzw. "Auswahl Werte 2" setzen.
Bei mehrfacher Verwendung der gleichen Variablen werden alle Vorkommen mit der Auswahl ersetzt, Sie müssen also nicht mehrfach bestätigen.
Drücken Sie die Schaltfläche für Oder-Text drücken, öffnet sich ein Fenster:
Geben Sie entweder neue Werte und einen Hinweis an (dieser wird vor der Erstellung angezeigt, siehe oben) oder wählen Sie einen bereits bestehenden Eintrag aus, dieser wird dann an der Position des Cursors eingefügt.
c) Variable für manuell erforderliche Angaben: Für diese Variablen werden vor Erstellung beliebige Werte abgefragt und eingesetzt.
Beispiel:
Unser Mandant fährt ein **??1??** **??2??**.
Die entsprechende Abfrage vor Erstellung des Dokuments:
Wenn Sie die Schaltfläche für manuell erforderliche Angaben drücken, öffnet sich ein Fenster:
Legen Sie hier entweder eine neue Variable an, indem Sie einen Hinweis angeben oder verwenden Sie einen bestehenden Eintrag.
Öffnen Sie dieses Fenster auch dann, wenn Sie nicht mehr wissen, was sich hinter den Variablen verbirgt.
d) Variable für die Rechnungstabelle: Drücken Sie die Schaltfläche, um die entsprechende Variable an der Position des Cursors einzufügen. Diese Variable kann nur einmal im Text vorkommen.
Bei der Erstellung eines Dokuments für eine Rechnung wird nun diese Variable durch die Tabelle mit den Rechnungspositionen ersetzt. Um diese Tabelle anzupassen, drücken Sie die Schaltfläche "Öffnen" rechts neben
der Schaltfläche für die Rechnungstabelle. Das zugrundeliegende Dokument wird geöffnet und Sie können das Aussehen, die Breite der Tabelle bzw. der einzelnen Spalten und die Beschriftung der Spaltenköpfe ändern.
Nehmen Sie sonst keine Änderungen vor, d.h. fügen Sie keine weiteren Spalten oder Zeilen ein. Beachten Sie außerdem beim Ändern der Beschriftung der Spaltenköpfe, dass die Inhalte der Spalten fest vorgegeben ist.
Das bedeutet, dass in Spalte 1 immer die Bezeichnung, in Spalte 2 immer der Satz, in Spalte 3 immer der Streitwert und in Spalte 4 immer der Betrag stehen werden. Sie können also bspw. statt Streitwert Gegenstandswert schreiben,
der ausgegebene Wert in dieser Spalte ändert sich dadurch nicht. Es ist also nicht möglich bspw. in Spalte 3 Betrag und in Spalte 4 Streitwert auszugeben.
