Aktivierung der neuen Schnittstelle

 

Die neue Schnittstelle zum automatischen Erstellen von Dokumenten greift im Gegensatz zur ersten Version nicht mehr direkt auf Microsoft Word oder LibreOffice Writer zu. Die neue Schnittstelle liest und erstellt Dateien im Format .docx, was bedeutet, dass Sie auch andere Textverarbeitungsprogramme verwenden können, solange diese  Dokumente im Format .docx verarbeiten können. Das sollte aber bei jedem halbwegs aktuellen Programm der Fall sein.

.docx ist ab Word 2007 Standard, für Word 2003 steht ein Kompatitbiläts-Pack zur Verfügung, ältere Versionen werden nicht unterstützt. Alternativ können Sie können bspw. LibreOffice Writer verwenden (OpenOffice Writer geht auch, aber OpenOffice wird nicht mehr wirklich weiterentwickelt).

 

WICHTIG: Die Schnittstelle benötigt das Microsoft .NET-Framework  4.0 (oder höher) und Microsoft Visual C++ Redistributable 2010 (oder höher), wie hier beschrieben. Da beide Komponenten von sehr vielen Programmen benötigt werden, sind diese wahrscheinlich bereits vorhanden.

 

Falls es zu Problemen mit der neuen Schnittstelle kommen sollte, nehmen Sie bitte Kontakt auf. Die benötigten Komponenten sind dann entweder nicht oder fehlerhaft installiert. Die Schnittstelle können Sie dann vorübergehend deaktivieren, die entsprechende Option finden Sie im Fenster der Textbearbeitung im Reiter Speicherorte. Diese ist nur sichtbar, wenn die neue Schnittstelle bereits aktiv ist.

 

 

 

Ob dieses Kapitel für Ihre Version der Kanzleiverwaltung gilt, können Sie prüfen, indem Sie das Fenster der Textbearbeitung öffnen. Sehen Sie nicht oben rechts die Schaltfläche "Neue Schnittstelle aktieren", dann müssen Sie nichts weiter beachten:

 

Für alle anderen Benutzer gilt, dass die neue Schnittstelle zuerst aktiviert werden muss. Der Hauptgrund dafür ist, dass die Vorlage für Rechnungen, konkret die Tabelle mit den Rechnungspositionen nicht mehr kompatibel mit der neuen Schnittstelle ist. Die neue Schnittstelle ist um ein Vielfaches schneller als die alte, das automatische Ausfüllen der Tabelle hat relativ viel Zeit beansprucht.

 

Hinweis: Innerhalb des Fensters der eigentlichen Textbearbeitung wird immer die neue Schnittstelle verwendet,  ob diese aktiviert ist oder nicht. Sie können also Ihre Belege anpassen und das Verhalten testen. Solange die neue Schnittstelle aber inaktiv ist, werden beim Erstellen von Dokumenten aus einem Kontakt, einer Akte und einer Rechnung aber noch die alte Vorlagenauswahl und die alte Word-Schnittstelle (also mit direktem Zugriff auf Word) verwendet. Erst nach Aktivierung der neuen Schnittstelle haben Sie Zugriff auf die neue Auswahl von Vorlagen und Texten.

 

 

In den mitgelieferten Vorlagen für die alte Version der Kanzleiverwaltung enthielt die Vorlage die Tabelle für die Rechnungspositionen als Tabelle (rot umrandet):

Vereinfacht gesagt muss diese Tabelle nun durch eine Variable ersetzt werden.

 

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die alte Rechnungvorlage, die mit der Kanzleiverwaltung mitgeliefert wird.

- Legen Sie eine Kopie der Rechnungsvorlage an und öffnen Sie diese. Der Aufbau sieht wie folgt aus (wenn Sie keine Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben):

 

- Entfernen Sie alle Texte und Textfelder, die sich oberhalb der Zeile "Rechnung $$Rechnungsnummer$$ zu ##Aktenzeichen## - ##Bezeichnung##" befinden. Das Dokument sollte anschließend wie folgt aussehen:

 

- Entfernen Sie die Tabelle und fügen Sie stattdessen die Variable "$$TabelleRechnungspositionen$$"  (ohne Anführungszeichen) ein:. Das Dokument sollte nun aussehen wie folgt:

 

- Speichern Sie das Dokument im Format .docx ab.

 

- Rufen Sie die Textbearbeitung der Kanzleiverwaltung auf und ziehen Sie das eben gespeicherte Dokument mit Drag&Drop auf die obere rechte Tabelle (mit den Texteinträgen). Dort erscheint ein neuer Eintrag,

der in Spalte "importiert" ein Häkchen hat. Das bedeutet, dass dieses Dokument nicht innerhalb der Textbearbeitung angesehen und bearbeitet werden kann.

 

- Um das Dokument zu testen, drücken Sie die Schaltfläche "Suche Datensatz" und suchen Sie eine Rechnung. Anschließend drücken Sie die Schaltfläche "Erstelle Dokument". Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl einer Vorlage,

wählen Sie dort die neue Vorlage "V2 Briefkopf Rechnung.docx" aus und bestätigen Sie. Es wird eine Rechnung erstellt.

 

- Um die Tabelle für die Rechnungspositionen anzupassen, wechseln Sie oben rechts in den Reiter "Speicherorte":

 

 Drücken Sie die Schaltfläche rechts neben dem ersten Feld, um den Speicherort der Texte zu öffnen. Es öffnet sich der Windows Explorer, wechseln Sie hier in den Unterordner "Tabellen". Sie finden hier ein Dokument, das den Aufbau der Rechnungstabelle enthält:

 

Sie können das Aussehen, die Breite der Tabelle bzw. der einzelnen Spalten und die Beschriftung der Spaltenköpfe ändern.

Nehmen Sie sonst keine Änderungen vor, d.h. fügen Sie keine weiteren Spalten oder Zeilen ein. Beachten Sie außerdem beim Ändern der Beschriftung der Spaltenköpfe, dass die Inhalte der Spalten fest vorgegeben ist.

Das bedeutet, dass in Spalte 1 immer die Bezeichnung, in Spalte 2 immer der Satz, in Spalte 3 immer der Streitwert und in Spalte 4 immer der Betrag stehen werden. Sie können also bspw. statt Streitwert Gegenstandswert schreiben,

der ausgegebene Wert in dieser Spalte ändert sich dadurch nicht. Es ist also nicht möglich bspw. in Spalte 3 Betrag und in Spalte 4 Streitwert auszugeben.