Reiter Eigene Felder/Textvariablen

Wenn Ihnen die bereits in der Kanzleiverwaltung enthaltenen Felder und Textvariablen nicht ausreichen, können Sie in diesem Bereich eigene Felder und Textvariablen anlegen.

Es wird unterschieden zwischen Feldern für Kontakte, Akten und Aktenbeteiligte. Allen gemeinsam ist eine Kategorie, die Sie frei wählen können (linke Tabelle). Die Funktionsweise für die eigentlichen Felder ist die gleiche:

Für jeden Eintrag können Sie eine Bezeichnung vergeben.

In Spalte "hat Liste" legen Sie fest, ob der Eintrag eine Auswahl von Werten anbietet oder ein Wert eingegeben werden muss. Im Bild hat der selektierte Eintrag "Familienstand" ein Häkchen in der Spalte "hat Liste", in der unteren Tabelle sehen Sie möglichen Werte, die später ausgewählt werden können. Der Eintrag "Anzahl Kinder" hat hingegen kein Häkchen in dieser Spalte, es muss also ein Wert manuell eingetragen werden.
In Spalte "auto L" (für automatisch laden) legen Sie fest, ob dieser Eintrag bei der Anlage eines neuen Kontakts bzw. einer neuen Akte automatisch eingetragen wird oder ob er manuell hinzugefügt werden muss. Ist das Häkchen also gesetzt und Sie legen einen neuen Kontakt an, dann werden automatisch Einträge für die Anzahl der Kinder und den Familienstand erzeugt, die anderen Einträge müssen bei Bedarf explizit hinzugefügt werden.
Je nachdem, ob Sie ein Feld für Kontakte, Akten oder Aktenbeteiligte anlegen, können Sie ein Kriterium auswählen, um in Verbindung mit Spalte "auto L" die Felder automatisch anlegen zu lassen, wenn Sie einen entsprechenden neuen Datensatz erstellen. Bei Kontakten ist das die Kontaktart, bei Akten das Referat (siehe Bild) und bei Aktenbeteiligten die Beteiligungsart. Legen Sie bspw. eine neue Akte mit Referat Verkehrsrecht an, werden die im Bild angezeigten Felder automatisch hinzugefügt.
In Spalte "Hinweis" können Sie einen beliebigen Text eingeben.
In der Spalte "Textvariable" vergeben Sie eine Textvariable, mit der Sie das Feld bzw. dessen konkreten Wert in Dokumenten ansprechen können. Textvariablen für Kontakte müssen mit %% umschlossen werden (also %%Name%%), Textvariablen für Akten müssen mit << und >> umgeben werden (also <<Name>>), Felder für Aktenbeteiligte müssen mit ?? umschlossen werden (??Name??). Die Kanzleiverwaltung trägt diese Kennzeichnungen automatisch ein, es genügt also, nur den eigentlichen Namen der Variablen einzutragen.

Die so erstellten Einträge werden Ihnen dann in den Kontakten, Akten und Aktenbeteiligten zur Verfügung stehen und können dort mit konkreten Werten abgefüllt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie hier für Kontakte , hier für Akten und hier für Beteiligte.

Felder können per Drag&Drop anderen Kategorien zugewiesen werden. Die Kategorien selbst können eine Unterkategorie haben, legen Sie dazu eine weitere Kategorie an und ziehen Sie diese per Drag&Drop auf die überzuordnende Kategorie. Um die Unterordnung aufzuheben, ziehen Sie die Kategorie auf sich selbst.

Kategorien

Sie können hier beliebige Kategorien anlegen und bestehende Einträge umbenennen*.

Um eine Kategorie einer anderen Kategorie unterzuordnen, ziehen Sie die unterzuordnende Kategorie per Drag&Drop auf die überzuordnende Kategorie. Um die Unterordnung wieder aufzuheben, ziehen Sie die untergeordnete Kategorie auf sich selbst.

* Kategorien mit einem Häkchen in Spalte "Sys" (für System) wurden von der Kanzleiverwaltung erstellt. Diese können nicht umbenannt werden, aber wieder gelöscht werden.

Bereich und Musterwerte

Hier wählen Sie aus, ob Sie Felder für den Kontakt, die Akte oder Aktenbeteiligte anlegen wollen.

Im letzten Reiter finden Sie die Möglichkeit, Standardwerte anlegen zu lassen.

Eigene Felder

Hier legen Sie die eigentlichen Felder an.

In den Spalten Bezeichnung und Hinweis können Sie beliebige Texte vergeben.

Wenn Sie in Spalte "hat Liste" ein Häkchen setzen, wird die Tabelle für Wertelisten aktiv (siehe Punkt 6).

Einträge mit einem Häkchen in Spalte "auto L" werden beim Erstellen automatisch angelegt, wenn das entsprechende Kriterium erfüllt ist: Im Bild sehen Sie Felder, die automatisch zu einer neuen Akten hinzugefügt werden, wenn in der Akte das Referat "Verkehrsrecht" ausgewählt wird. Felder, in denen das Häkchen nicht gesetzt ist, werden nicht automatisch zur Akte hinzugefügt, können aber später manuell ausgewählt und hinzugefügt werden.

Bei Kontakten ist die Kontaktart (z.B. Mandant, Versicherung etc.), bei Beteiligten die Art der Beteiligten (zum Beispiel Gläubiger, Betreuer etc.) das Kriterium.

In Spalte "Textvariable" geben Sie einen Variable an, mit dem Sie in Vorlagen auf den Wert zugreifen können. Je nachdem, ob Sie eigene Felder für Kontakt, Akte oder Aktenbeteiligten anlegen, müssen diese anders umschlossen werden, bei Feldern für Akten bspw. mit << und >>. Sie können diese Zeichen weglassen, die Kanzleiverwaltung trägt sie automatisch ein.

Im Bild nicht sichbtare Spalte "Sys": Diese Felder wurden im Reiter "Musterwerte" (siehe Punkt 2) von der Kanzleiverwaltung automatisch erstellt. Sie können diese Einträge bis auf die Textvariable bearbeiten, zum Beispiel die Bezeichnung ändern.

Sie können die Felder per Drag&Drop einer anderen Kategorie zuweisen. Ziehen Sie dazu einen Eintrag auf die entsprechende Kategorie.

Ansicht und Export

Hier können Sie festlegen, welche Felder angezeigt werden sollen.

In Verbindung mit der Schaltfläche zum Exportieren der Tabelle bzw. der angezeigten Werte können Sie sich einfach eine Liste mit allen benutzerdefinierten Feldern und Textvariablen erstellen lassen.

Schaltfläche Löschen

Den Eintrag löschen.

Werteliste

Wenn Sie bei einem Feld das Häkchen in Spalte "hat Liste" setzen, wird diese Tabelle aktiv.

Sie können hier beliebige Vorgaben machen, die zur Auswahl stehen sollen.

Schaltfläche Löschen

Den gewählten Eintrag löschen.

Schaltfläche Löschen

Die gewählte Kategorie löschen. Das ist nur möglich, wenn diese über keine untergeordneten Felder verfügt, andernfalls erscheint ein entsprechender Hinweis.