Einrichtung der Kanzleiverwaltung
In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass Sie die Kanzleiverwaltung auf 3 Arbeitsplätzen verwenden, wobei auf einem der Arbeitsplätze auch die Datenbank installiert wird:
Auf einem PC (folgend Arbeitsplatz 1 genannt) wird also der Datenbank-Server installiert. Außerdem wird auf dem gleichen PC auch eine Installation der Kanzleiverwaltung ausgeführt.
Wie der Datenbank-Server installiert wird, können Sie hier nachlesen. Merken Sie sich den Server-Namen, der bei der Installation verwendet wird (hier Test-PC):
Nach der Installation der Kanzleiverwaltung starten Sie diese. Bevor Sie die eigentliche Kanzleiverwaltung erreichen, müssen Sie die Verbindung zur vorher installierten Datenbank aufbauen, was hier beschrieben ist. Da diese Installation der Kanzleiverwaltung auf dem gleichen PC liegt wie die Datenbank, muss hier kein Port freigegeben werden.
Führen Sie die Installation der Kanzleiverwaltung auf den beiden anderen Arbeitsplätzen aus und starten anschließend die Kanzleiverwaltung. Auch hier muss zuerst die Verbindung zur Datenbank aufgebaut werden. Damit die Verbindung hergestellt werden kann, muss die Datenbank für die Arbeitsplätze "sichtbar" sein. Der Datenbank-Server auf Arbeitsplatz 1 verwendet Port 4900 und dieser Port ist standardmäßig nicht freigegeben, somit ist die Datenbank für die beiden anderen Arbeitsplätze "unsichtbar". Wie Sie den Port 4900 freigeben können und somit die Datenbank "sichtbar" machen, können Sie hier nachlesen.
Je nachdem, auf welchem der drei Arbeitsplätze Sie die Kanzleiverwaltung das erste Mal starten, müssen Sie einmalig die Ersteinrichtung ausführen, die dazu dient, einen Benutzer anzulegen. Starten Sie die Kanzleiverwaltung auf Arbeitsplatz 1, müssen Sie die Ersteinrichtung dort ausführen, auf den anderen beiden Arbeitsplätzen nicht mehr. Wird sie auf Arbeitsplatz 3 ausgeführt, entfällt sie auf den Arbeitsplätzen 1 und 2.
Beim ersten "richtigen" Start der Kanzleiverwaltung legen Sie nun weitere Benutzer an, so dass sich von jedem Arbeitsplatz ein Mitarbeiter einloggen kann. In der Ersteinrichtung mussten Sie auf jeden Fall einen Benutzer für einen Anwalt anlegen, die Anlage eines weiteren Benutzers für einen Fachangestellten war optional.
Wechseln Sie im Hauptmenü in den Reiter "Konfiguration" und drücken Sie dort den Button "Benutzer":
Bei der Anlage eines Benutzers für einen Anwalt geben Sie im Reiter "Speicherort Dokumente" einen Speicherpfad an:
Legt nun ein Benutzer (der Anwalt oder ein Fachangestellter, der für den Anwalt arbeitet) einen Kontakt an, dann wird automatisch am hier angegebenen Speicherort ein Ordner angelegt, in den alle Dokumente des Kontakts gespeichert werden. Akten für den Kontakt bekommen innerhalb dieses Speicherorts wiederum eigene Ordner automatisch angelegt. Rechnungen für die Akten verwenden diesen Akten-Ordner ebenfalls.
Damit das aber auch funktioniert, müssen die entsprechenden Arbeitsplätze auf den Speicherort zugreifen können:
Wenn Sie die Benutzer bspw. auf Arbeitsplatz 2 anlegen und einrichten und hier als Speicherort "D:\" angeben, dann würde bei der Anlage eines Kontakts auf den Arbeitsplätzen 1 und 3 der Ordner unter "D:\" auf dem jeweiligen Arbeitsplatz, also lokal auf dem Computer, angelegt werden. Falls Arbeitsplätze 1 und 3 kein Laufwerk D haben, passiert nichts.
Die automatisch erzeugten Ordner würden bei Angabe von "D:\" also nicht zentral auf Arbeitsplatz 2 liegen, sondern auf verteilt auf mehrere Computer, je nachdem, von welchem Arbeitsplatz aus der Kontakt erzeugt wurde.
Um das zu vermeiden, ist es also sehr wichtig, einen Speicherort anzugeben, der für alle Arbeitsplätze gilt und der auch von allen Arbeitsplätzen erreichbar ist. Tragen Sie hier also einen Speicherort ein, der für alle Benutzer freigegeben wurde. Wie Sie ein Verzeichnis freigeben, können Sie hier nachlesen.
Bei der Installation der Kanzleiverwaltung wird im Installationsverzeichnis ein Ordner angelegt, der die Vorlagen enthält.
Wenn Sie die Vorlagen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen, sollten Sie Folgendes beachten:
Die Vorlagen werden bspw. auf Arbeitsplatz 1 angepasst. Wird nun auf Arbeitsplatz 1 ein Dokument für eine Rechnung erstellt, dann werden standardmäßig die Vorlagen zur Auswahl gestellt, die im Ordner Vorlagen im Installationsverzeichnis auf Arbeitsplatz 1 gefunden werden. In dem Fall wird also die angepasste Rechnung verwendet.
Auf den anderen beiden Arbeitsplätzen wird aber ebenfalls standardmäßig auf den Ordner im Installationsverzeichnis zugegriffen und die dort gefundenen Vorlagen werden zur Auswahl gestellt. Diese wurden aber nicht angepasst, das Resultat weicht also ab.
Daher sollten Sie den Ordner mit den Vorlagen ebenfalls in ein freigegebenes Verzeichnis kopieren und dort die Anpassungen vornehmen. Damit bei der Erstellung des Dokuments dann nicht auf den Ordner im Installationsverzeichnis zugegriffen wird, muss der zu verwendende Vorlagen-Speicherort angepasst werden, was Sie im Reiter "Dokument-Variablen" erledigen:
Diesen Pfad müssen Sie nur im Benutzer des Anwalts angeben, die Fachangestellten verwenden diesen Pfad automatisch, wenn diese den Anwalt auswählen.
Wenn mehrere Anwälte die gleichen Vorlagen verwenden sollen, tragen Sie bei jedem Anwalt den gleichen Pfad ein. Sollen für jeden Anwalt individuelle Vorlagen gelten, dann müssen Sie mehrere Ordner mit Vorlagen erzeugen und den jeweiligen Pfad hier eintragen.
Wenn alle Anwälte die gleichen Vorlagen verwenden sollen, können Sie aber auch in den allgemeinen Einstellungen den Pfad angeben:
Entfernen Sie dann im Benutzer des Anwalts das Häkchen "Anwalt verwendet eigene Vorlagen".
Damit haben Sie die wichtigsten Einstellungen angegeben. Denken Sie außerdem daran, die Datensicherung einzurichten, was hier beschrieben wird.