1. Einleitung und Hinweise
Trennung von Kontakten, Akten etc. nach Anwälten
Grundsätzlich gilt, dass alle Datensätze für Kontakte, Akten und Rechnungen nach Anwälten getrennt sind. Dazu werden entsprechende
Benutzer angelegt
und als Anwalt gekennzeichnet. Falls Sie aber diese Trennung nicht wollen, können Sie auch einen Benutzer anlegen und diesen als Anwalt festlegen. Allerdings stellt dieser Benutzer dann keinen Anwalt, sondern die Kanzlei dar. Die einzelnen Anwälte werden dann als Benutzer ohne Anwaltskennzeichnung, also als Fachangestellte angelegt. Alle Anwälte arbeiten dann mit gemeinsamen Datensätzen, die der Kanzlei "gehören". Sehen Sie auch
hier
Punkt 10.
Die Zuweisung ist dann nicht notwendig.
Die Kanzleiverwaltung speichert Kontakte also getrennt nach Anwälten. Zu jedem Kontakt können Akten erfasst werden und zu jeder Akte können Rechnungen, Korrekturrechnungen und Gutschriften hinterlegt werden. Umgekehrt bedeutet das, dass Sie keine Akten ohne Bezug zu einem Kontakt anlegen können und es kann keine Rechnung ohne Bezug zu einer Akte erstellt werden.
Wenn mehrere Anwälte mit der Kanzleiverwaltung arbeiten, hat also jeder Anwalt standardmäßig seine eigenen Daten.
Bei den Benutzern wird zwischen Anwalt und Fachangestellten unterschieden. Ein Fachangestellter hat keine eigenen Daten, er muss auswählen, für welchen Anwalt er beispielsweise Kontakte oder Akten erfassen und bearbeiten will. Dies ist natürlich nur dann relevant, wenn mehr als ein Anwalt mit der Kanzleiverwaltung arbeitet.
Wer welche Daten sehen darf, können Sie in der Benutzerverwaltung über die Zuweisung einrichten. In der Standardeinstellung kann jeder Anwalt die Daten eines anderen Anwalts ansehen, indem er ihn auswählt. Fachangestellte können in der Standardeinstellung ebenfalls zu jedem Anwalt wechseln und die Daten sehen und bearbeiten.
Der aktuell gewählte Anwalt ist im Hauptfenster oben rechts ersichtlich:
Es werden nur die Kontakte, Akten etc. dieses Anwalts angezeigt. Wird nun ein neuer Kontakt angelegt, dann wird er diesem Anwalt zugeordnet, ein anderer Anwalt wird den Kontakt in seinen Daten nicht sehen.
Folgend einige Beispiele zur Veranschaulichung.
1) Ein Anwalt und ein oder mehrere Fachangestellte:
Sie müssen keine Einstellungen an der Zuweisung vornehmen.
Nach dem Anmelden sehen sowohl Anwalt als auch Fachangestellte die Daten des Anwalts.
2) Zwei Anwälte und mehrere Fachangestellte:
Ohne Zuweisung:
Meldet sich ein Anwalt an, dann sieht er seine eigenen Daten, kann aber auch zu den Daten des anderen Anwalts wechseln.
Meldet sich ein Fachangestellter an, muss er einen Anwalt auswählen, dessen Daten er dann sieht und bearbeiten kann. Er kann den Anwalt wechseln.
Mit Zuweisung:
Sie könnten festlegen, dass Anwalt 1 zu Anwalt 2, Anwalt 2 aber nicht zu Anwalt 1 wechseln darf. Ein Fachangestellter könnte beiden Anwälten zugewiesen werden, er kann also die Daten beider Anwälte sehen. Ein zweiter Fachangestellter könnte Anwalt 1 zugewiesen werden, er könnte aber nicht zu Anwalt 2 wechseln.
3) Zwei Anwälte und ein Fachangestellter:
Ohne Zuweisung: Siehe Punkt 2.
Mit Zuweisung: Der Fachangestellte könnte Anwalt 1 zugewiesen werden, er könnte also nicht zu Anwalt 2 wechseln. Anwalt 2 hat also keinen Fachangestellten, der ihn unterstützt.
Um den Anwalt zu wechseln, drücken Sie den orangenen Button, der mit dem Namen des aktuell gewählten Anwalts beschriftet ist. Es öffnet sich eine Auswahl mit den Anwälten, zu denen je nach Einstellung gewechselt werden kann.
Wichtig: Wenn Sie einen neuen Kontakt erfassen, kontrollieren Sie vorher, ob der richtige Anwalt ausgewählt ist.
Allgemeine Bedienungshinweise
In den meisten Arbeitsbereichen stehen Ihnen Kontextmenüs zur Verfügung, die Sie per Rechtsklick mit der Maus aufrufen. Sie können das ganze Programm fast vollständig nur mit der Maus bedienen und müssen keine Schaltflächen verwenden.
Schaltflächen
In den meisten Ansichten finden Sie Schaltflächen, deren Symbolik stets dem gleichen Schema folgt. Anhand der Schaltflächen für Kontakte wird dieses Schema erläutert.
Eine Schaltfläche mit einem grünen Plus-Symbol legt einen neuen Datensatz an.
Eine Schaltfläche mit einem Stift-Symbol wechselt in den Bearbeitungsmodus.Nach dem Wechsel in den Bearbeitungsmodus oder bei der Neuanlage werden diese beiden Schaltflächen angezeigt:
Die Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol speichert Änderungen bzw. legt einen neuen Datensatz an. Die Schaltfläche mit dem Abbrechen-Symbol bricht die Bearbeitung ab und verwirft Änderungen bzw. bricht die Neuanlage eines Datensatzes ab.
Eine Schaltfläche mit einem blauen Info-Symbol öffnet die Detailansicht eines Datensatzes.
Eine Schaltfläche mit einem roten X-Symbol löscht einen Datensatz.Grundsätzlich gilt, dass Sie für jede Schaltfläche einen Tooltip erhalten, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Mehr Informationen zu der Funktion einer Schaltfläche erhalten Sie in dieser Hilfe.
In den Fenstern mit Tabellen können Sie statt mit den Schaltflächen auch mit dem Kontextmenü arbeiten, das Sie durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Tabelle aufrufen.
Orangene Balken (Splitter)
In einigen Fenstern werden Sie orangene Balken finden, wie zum Beispiel im Cockpit. Diese Balken können Sie mit gedrückter Maustaste verschieben, um die einzelnen Bereiche größer oder kleiner zu machen.
Vorher:
Nachher:
Der Arbeitsbereich
Der eigentliche Arbeitsbereich besteht aus einem Tabulator mit mehreren Reitern.
Öffnen Sie beispielsweise einen Kontakt oder wollen eine neue Akte anlegen, dann öffnet sich ein weiterer Reiter. Werden in einem Reiter Änderungen vorgenommen, wechselt die Beschriftung des Reiters zu einer roten Farbe, nach dem Speichern wird die Beschriftung wieder in schwarzer Farbe dargestellt.
Sie können jeden Reiter ähnlich wie in aktuellen Internetbrowsern aus dem Tabulator herausziehen und wieder einfügen. So könnten Sie beispielsweise bei der Arbeit mit zwei Monitoren die Tabelle mit den Kontakten immer angezeigt lassen, während Sie eine Akte bearbeiten.
Im folgenden Bild wurden die Kontaktsuche und das Cockpit ausgelagert. Diese Daten könnten Sie bspw. auf einem zweiten Monitor anzeigen lassen, um so einen optimalen Überblick zu erhalten. Wenn Sie einmal mit zwei Monitoren gearbeitet haben, werden Sie nie wieder mit nur einem Monitor arbeiten wollen.
Um die ausgelagerten Reiter wieder in das Hauptfenster zu integrieren, ziehen Sie die Fenster wieder auf die verbliebenen Reiter. Alternativ können Sie die Fenster auch schließen und durch den entsprechenden Button im Hauptmenü wieder öffnen.
Die Tabellen
Sie werden in den meisten Bereichen Tabellen sehen, daher eine kurze Erklärung zur Bedienung:
Sie können nach einer bestimmten Spalte sortieren, indem Sie auf die entsprechende Spalte klicken. Mit einem weiteren Klick wird die Sortierung umgekehrt. Im Bild wird nach dem Namen sortiert.
Sie können nach mehreren Spalten gleichzeitig sortieren, indem Sie die entsprechenden Spalte bei gedrückter Strg-Taste anklicken.
Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern, indem Sie diese einfach verschieben.
Wenn Sie in den angezeigten Daten nach einem Eintrag suchen wollen, drücken Sie in der entsprechenden Spalte auf die kleine Lupe und geben Sie den gesuchten Wert ein. Falls er in den angezeigten Daten vorhanden ist, wird er markiert. Wichtig: Diese Art der Suche funktioniert nur für die in der Tabelle angezeigten Daten, es werden keine weiteren Daten geladen. Dazu stehen die regulären Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Ein Rechtsklick auf eine Tabelle öffnet in den meisten Fällen ein Kontextmenü.