3. Beispiele und FAQ

 
Dieses Dokument wird nach und nach erweitert. Die aktuellste Liste mit Fragen und Antworten finden Sie in der stets aktuellen Anleitung auf unserer Website.
 
  • Fragen zum Lizenzerwerb
a) Wie funktioniert das, wenn nachträglich Lizenzen für weitere Benutzer erworben werden?
 
Der Erwerb weiterer Lizenzen für zusätzliche Benutzer verlängert die Laufzeit insgesamt für alle Benutzer.
Beispiel: Sie erwerben am 01. Januar 2016 die erste Lizenz für einen Benutzer. Die Kanzleiverwaltung ist dann lauffähig bis zum 31. Dezember 2016. Am 01. Juli erwerben Sie eine weitere Lizenz für einen zweiten Benutzer.
Das neue Gültigkeitsdatum für beide Benutzer ist dann der 31. März 2017: Die Lizenz von Benutzer 1 läuft am 31.12.2016 ab, die Laufzeit der Lizenz von Benutzer 2 wäre der 30.06.2017. Da Lizenzen aber nicht an bestimmte Benutzer gekoppelt sind, sondern benutzerübergreifend gelten, wird das verbleibende halbe Jahr auf beide Benutzer aufgeteilt.
 
b) Ist es möglich, Lizenzen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr zu erwerben?
 
Nein, das ist (derzeit noch) nicht möglich. Das bedeutet, dass Sie aktuell nur Lizenzen mit einer Laufzeit von einem Jahr kaufen können. Die Möglichkeit bspw. eine Zwei-Jahres-Lizenz zu erwerben besteht nicht. Eine Lizenz für 2 Benutzer hat eine Laufzeit von einem Jahr für zwei Benutzer und kann nicht als Lizenz für zwei Jahre für einen Benutzer verwendet werden.
 
 
  • Ich habe meine Anmeldedaten vergessen, was kann ich tun?
     
    a) Sie können entweder einen anderen Benutzer bitten, die Benutzerverwaltung aufzurufen. Dort kann er Ihren Benutzernamen sehen und das Passwort zurücksetzen. Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie dann ein neues Passwort vergeben. Der andere Benutzer muss das Recht zum Aufruf der Benutzerverwaltung besitzen.
b) Falls kein anderer Benutzer zur Verfügung steht, können Sie sich mit den Anmeldeinformationen für den Admin-Zugriff einloggen. Die Standardwerte lauten für Benutzername und Passwort "admin" (ohne Anführungszeichen). Falls Sie diese Anmeldedaten abgeändert haben und auch diese vergessen haben, dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung.
 
 
  • Es kann kein Dokument erstellt werden, obwohl Microsoft Word installiert ist.
 
Beim Erstellen eines Dokuments prüft die Kanzleiverwaltung die Registry nach Einträgen von Microsoft Word und LibreOffice Writer.
Wird eine korrekte Installation eines der beiden Programme gefunden, wird diese verwendet. Sind sowohl Word als auch Writer auf dem Computer vorhanden, dann wird der Benutzer gefragt, welches der beiden Programm er verwenden möchte.
Der Fehler tritt auf, wenn Microsoft Word nicht korrekt installiert und kein Registry-Eintrag erzeugt wurde oder die Registry beschädigt ist.
 
Lösung: Deinstallieren Sie und installieren Sie Word erneut. Alternativ verwenden Sie die kostenlose Textverarbeitung LibreOffice Writer.
 
 
  • Wie kann ich eine Mahnung schreiben?
Wählen Sie die anzumahnende Rechnung aus und öffnen Sie deren Detailansicht. Dücken Sie dort den Button am oberen Rand oder im Reiter Dokumente den Button .
Es öffnet sich die Auswahl der Vorlagen, in der Sie die Vorlage für die Mahnung auswählen.
Im Reiter Stammdaten können Sie die Mahnstufe eintragen:
 
 
  • Wie kann ich meine Daten exportieren, wenn die Lizenz abgelaufen ist?
 
Da Sie den normalen Button zum Exportieren der Daten nicht mehr erreichen, wenn die Lizenz abgelaufen ist, müssen Sie sich mit den Daten des Admin-Zugriffs anmelden. Dort steht Ihnen dann die Export-Funktion zur Verfügung.
 
 
  • Was passiert mit der Lizenz, wenn der Computer mit dem Datenbank-Server defekt ist?
 
Hardware kann kaputt gehen oder veralten und muss daher ersetzt werden. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich an uns und Sie bekommen eine neue Lizenz zugeschickt. Allerdings behalten wir uns das Recht vor, dies zu verweigern, wenn das ungewöhnlich oft geschehen sollte.
 
 
  • Ich will einen Kontakt, Akte etc. bearbeiten, aber es kommt die Meldung, dass ein anderer Benutzer den Datensatz bearbeitet. Das ist aber nicht der Fall.
 
Dieser Fehler kann auftauchen, wenn ein Datensatz im Bearbeitungsmodus ist und die Kanzleiverwaltung nicht korrekt beendet wird oder die Verbindung zur Datenbank verliert.
Wechseln Sie im Hauptmenü in den Reiter "Konfiguration" und drücken Sie dort den Button "Sperren":
Dort können Sie den Datensatz wieder freigeben, was hier näher beschrieben wird.
 
 
  • Die Erstellung eines Dokuments dauert relativ lange. Wie kann man das beschleunigen?
 
Sie verwenden wahrscheinlich Microsoft Word. Bei der ersten Verwendung einer neuen Vorlage oder der ersten Verwendung einer geänderten Vorlage wird das Dokument auf Textvariablen untersucht, was relativ lange dauern kann. Dabei werden die vorhandenen Textvariablen indiziert. Bei jeder weiteren Verwendung der Vorlage dauert die Erstellung nur wenige Sekunden (abhängig von der Leistung des PCs udn der Anzahl der Variablen). Sobald Sie die Vorlage wieder ändern (neue Variable hinzufügen, Texte neu ausrichten etc.) wird der Index neu aufgebaut und benötigt wieder mehr Zeit.
 
 
  • Ich habe die Kanzleiverwaltung auf einem weiteren Arbeitsplatz installiert, kann aber keine Verbindung zur Datenbank aufbauen. Woran liegt das?
 
Wahrscheinlich haben Sie auf dem Computer mit der installierten Datenbank den Port 4900 nicht freigegeben und die Datenbank ist daher "unsichtbar". Wie Sie Port 4900 freigeben, lesen Sie hier.
 
 
  • Muss ich die Datenbank bzw. den Datenbank-Server auf jedem Arbeitsplatz installieren?
 
Nein. Die Datenbank bzw. der Datenbank-Server muss nur auf einem Computer installiert werden und die einzelnen Installationen der Kanzleiverwaltung auf den verschiedenen Arbeitsplätzen greifen darauf zu.
 
 
  • Die Datensätze (Kontakte, Akten etc.) sollen nicht nach Anwälten getrennt werden, sondern für alle Mitarbeiter der Kanzlei gemeinsam zur Verfügung stehen. Wie geht das?
 
Wechseln Sie im Hauptmenü in den Reiter "Konfiguration" und drücken Sie dort den Button "Benutzer":
 
Legen Sie einen Benutzer für die Kanzlei an und legen Sie diesen als Anwalt fest. Die Anwälte bekommen die Eigenschaft Fachangestellte(r), es findet dann also keine Unterscheidung zwischen Anwalt und Fachangestellten statt.
 
Legen Sie die Sichtbarkeit so fest, dass jeder Benutzer alle Datensätze sehen darf.
 
 
  • Ich will eine Rechnung/Korrekturrechnung/Gutschrift löschen. Ist das möglich?
 
Solange die Rechnung noch keine Rechnungsnummer hat, können Sie diese einfach löschen, falls Sie das entsprechende Recht haben. Um eine Rechnung mit vorhandener Rechnungsnummer zu löschen, müssen Sie das spezielle Recht dazu haben. Dieses kann im Benutzer im Reiter Rechte vergeben werden:
 
 
  • Warum ist die Kanzleiverwaltung wesentlich günstiger als vergleichbare Software? Da muss doch ein Haken sein!
 
Nein, da gibt es keinen Haken. Der einfache Grund ist, dass die Kanzleiverwaltung nur von einer Person entwickelt wird, was eine völlig andere Preiskalkulation erlaubt.
Ihre Kundendaten werden nicht an Dritte weitergegeben. Es werden auch keine Daten ausgelesen, eine Internetverbindung ist nur für folgende Programmfunktionen nötig: Die Anforderung des Aktivierungscodes, die Meldung von Feedback/Fehlern und für die Prüfung, ob es eine neue Version gibt.
 
 
  • Wird das Programm nach der Veröffentlichung weiterentwickelt und wird es Updates geben?
 
Die Kanzleiverwaltung wird natürlich auch nach der Veröffentlichung weiterentwickelt. Es wird zum Einen Updates geben, die Fehler beheben. Zum Anderen werden auch neue Funktionen eingebaut. Sie können sich auf unserer Website die bisherigen Updates unter dem entsprechenden Menüpunkt ansehen.