Mandant -> Akte -> Rechnung

 

In diesem Beispiel sehen Sie, wie ein neuer Mandant und eine dazu gehörende Akte angelegt werden. Es wird anschließend eine Rechnung erstellt und der Zahlungseingang wird erfasst.

 

Zum Anlegen des Kontakts wechseln Sie in den entsprechenden Arbeitsbereich Kontakte:

Drücken Sie hier den Button oder rufen Sie das Kontextmenü (Rechtsklick auf Tabelle) auf und wählen dort den Eintrag "Neuer Kontakt".

 

Es wird ein neuer Reiter für die Anlage des Kontakts erzeugt. Bei der Neuanlage wird im rechten Bereich des Fensters die Konfliktprüfung angezeigt:

Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie den Kontakt mit dem Button oder dem Tastaturbefehl Strg+S. Die Anzeige der Konfliktprüfung wird ausgeblendet.

 

Um den Kontakt wieder zu bearbeiten drücken Sie den Button oder Strg+B.

 

 

Um eine Akte anzulegen, wechseln Sie in den Reiter "Akten" innerhalb des Kontakts (nicht zu verwechseln mit dem Arbeitsbereich "Akten"):

Drücken Sie entweder den Button , verwenden Sie das Kontextmenü oder das Tastaturkürzel Strg+N.

Es wird ein neuer Reiter für die Anlage der Akte erzeugt:

Geben Sie hier die Daten ein und speichern Sie die Akte mit dem Button oder dem Tastaturbefehl Strg+S.

 

Um die Akte wieder zu bearbeiten drücken Sie den Button oder Strg+B.

 

Um eine Rechnung anzulegen, wechseln Sie in Reiter "Zahlungsverkehr" innerhalb der Akte:

 

Drücken Sie entweder den Button , verwenden Sie das Kontextmenü oder das Tastaturkürzel Strg+N.

Es wird ein neuer Reiter für die Anlage der Rechnung erzeugt:

 

Die Kontaktdaten werden automatisch ausgefüllt, können hier aber geändert werden.

 

Im zweiten Reiter können Sie bei Bedarf die Texte bearbeiten:

 

Im dritten Reiter füllen Sie die Rechnung mit Positionen. Beachten Sie, dass die Rechnung dazu zunächst gespeichert werden muss.

 

Da in diesem Beispiel keine Gebühren oder Zeiten erfasst wurden, wird eine manuelle Rechnungsposition erstellt:

 

Die Rechnung erscheint nun in der Übersicht der Rechnungen:

Beachten Sie, dass die Rechnung noch keine Rechnungsnummer hat. Sie könnten die Rechnung daher noch löschen. Solange die Rechnung keine Rechnungsnummer hat, kann aber auch keine Zahlung erfasst werden, daher wird nun das Dokument für die Rechnung erstellt. Dadurch erhält die Rechnung ihre Rechnungsnummer.

Eine Rechnung kann solange bearbeitet oder gelöscht werden wie sie keine Rechnungsnummer besitzt. Nach dem Erstellen des Dokuments kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Auch das Löschen ist dann nicht mehr möglich, sondern die Rechnung kann dann nur noch storniert werden.

 

Um das Rechnungsdokument zu erzeugen, wechseln Sie in die Ansicht der Rechnung und drücken dort den Button mit dem Brief-Symbol (der zweite Button von rechts):

 

Es öffnet sich die Auswahl der Vorlagen, in der Sie die Rechnungsvorlage auswählen:

 

Falls Sie sowohl LibreOffice als auch Microsoft Office installiert haben, müssen Sie die zu verwendende Textverarbeitung auswählen:

Wenn Sie nur eine Textverarbeitung installiert haben, wird diese automatisch verwendet. Wir empfehlen die Verwendung von LibreOffice, da die Erstellung der Dokumente um ein Vielfaches schneller erfolgt.

 

Das Dokument für die Rechnung wird erzeugt:

Beachten Sie, dass bei Verwendung von LibreOffice Writer die Kästchen nur in der Vorschau angezeigt werden. Nach dem Drucken oder Umwandeln in ein PDF sind diese nicht mehr sichtbar. In Word werden diese Kästchen gar nicht angezeigt.

 

Speichern Sie das Dokument und wechseln Sie anschließend wieder in die Rechnungsübersicht:

Die Rechnung hat nun durch das Erstellen des Dokuments ihre Nummer erhalten.

Um den Zahlungseingang zu erfassen, drücken Sie den Button oder verwenden Sie das Kontextmenü, worauf hin sich das folgende Fenster öffnet:

Drücken Sie hier den Button in der Anzeige des offenen Betrags, um diesen Betrag zu übernehmen:

Alternativ können Sie die Werte auch manuell eintragen.

 

Nachdem Sie auf den Button "Erfassen" gedrückt haben, wird im unteren Reiter "Zahlungen" ein entsprechender Eintrag erzeugt:

 

Schließen Sie dieses Fenster. In der Rechnungsübersicht haben sich die Werte entsprechend geändert: